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Gestão de frotas – Um guia completo para sua operação

Postado em: Condução Econômica Direção segura Gestão de Frotas

O transporte rodoviário vem sempre evoluindo. E a eficiência na gestão de frotas pode ser considerada fator decisivo para o crescimento e conservação de uma empresa no mercado altamente competitivo em que estamos inseridos.

Preparamos um artigo completo sobre a gestão de frotas, uma área que tem tanto impacto e importância na segurança, economia e produtividade de uma organização. Descubra mais lendo o artigo completo.

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas, de forma geral, é o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa para transportar cargas, passageiros, colaboradores e prestar diferentes tipos de serviços. 

O processo de gerir uma frota inclui muito mais do que apenas planejar a operação ou cuidar da manutenção dos veículos. É necessário dar atenção à equipe de motoristas e checar se as atividades desempenhadas por eles estão de acordo com os padrões de segurança e eficiência da empresa. Essas são tarefas importantíssimas para que condutas irregulares ou atitudes inadequadas no volante não gerem problemas e despesas para a empresa.

Sempre é preciso encontrar estratégias e traçar planos para que a operação se torne cada vez mais eficiente. Aqui, é fundamental olhar para o comportamento dos motoristas, pois estes influenciam diretamente na economia e segurança das operações. 

As condições e o estado emocional dos condutores constituem causas humanas que podem afetar negativamente a habilidade destes em processar as informações pertinentes para que dirijam de forma adequada.

Como exemplo, destacamos que as principais causas dos acidentes de trânsito estão vinculadas ao estado físico, mental e emocional e às condições de experiência e familiaridade dos motoristas.

Quais os tipos de frota que podem ser gerenciados? ​

Um dos pontos iniciais da gestão de frotas é decidir: quais são os melhores veículos para o negócio da empresa, a quantidade necessária deles e se é mais vantajoso comprar os veículos ou terceirizar a frota.

Os tipos de veículos escolhidos devem atender às demandas e particularidades exigidas pelo segmento de atuação da empresa. Por exemplo, há aquelas que precisam contar com uma frota de caminhões, pois fazem entregas de produtos para vários locais do país como no caso das que transportam grãos, alimentos, bebidas e produtos de atacado.

Outro exemplo de um segmento que utiliza caminhões é o off road, como usinas de álcool e açúcar, papel e celulose e empresas de mineração. Estas ainda possuem mais uma especificidade, elas normalmente passam por estradas sem pavimentação devido ao tipo de operação e seus veículos precisam se adequar ao tipo de via.

Outras organizações precisam de frotas de utilitários – porque visitam clientes, transportam produtos menores, deslocam equipes comerciais, de atendimento e realizam uma série de tarefas diariamente com os veículos. É o caso das companhias de telefone e internet, indústria farmacêutica, empresas de energia elétrica, entre outras. 

E muitas empresas utilizam os dois tipos de frota, já que fazem o transporte de cargas rodoviárias, e também deslocamentos com veículos leves.

Quais são as principais tarefas da área de gestão de frotas

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O profissional que possui grande responsabilidade na área é o gestor de frota, ele e sua equipe cuidarão de todos os procedimentos relacionados à frota e os motoristas. Confira as principais atividades do setor:​

  • Analisar a segurança, performance e produtividade dos motoristas: com soluções de telemetria e videomonitoramento, por exemplo, é possível ter indicadores de como os condutores estão dirigindo e que rotas estão fazendo. Identificando assim, oportunidades de melhorias que aumentam a produtividade e segurança da operação. ​
  • Monitorar e reduzir despesas: é necessário fazer o controle de despesas do setor e identificar oportunidades de redução custos. 
  • Procedimentos operacionais como licenciamento, IPVA e emplacamento: é importante que todas as etapas estejam funcionando dentro da legislação. 

Como fazer uma gestão de frotas eficiente

Fazer uma gestão de frotas eficiente é essencial para os resultados da empresa. Mas não é algo tão simples de se fazer. Selecionamos alguns fatores importantes que o processo de gestão de frotas deve levar em conta:

  • Identificar a estrutura e os recursos que a empresa possui: fazer uma lista com o número de veículos disponíveis, a quilometragem de cada um, além de detalhes como a data da última revisão.
  • Ter um relatório dos gastos mensais, como a média de consumo de combustível e custos com a manutenção. Dessa forma, é possível identificar quais são os veículos que mais geram custos e mais consomem combustível.
  • Fazer um controle de manutenção preventiva: organizar com que frequência o veículo precisa passar por manutenção é essencial e pode ajudar a evitar problemas futuros.
  • Promover treinamentos para os condutores: faz parte da gestão de veículos auxiliar os motoristas para que eles aprendam como economizar combustível e a dirigir de maneira segura.
  • Controlar as rotas e identificar caminhos mais fáceis: é possível identificar alternativas mais práticas para a realização do percurso.
  • Contar com empresas especializadas em mobilidade e gestão de veículos: auxilia numa gestão mais inteligente e com controle de todo o processo.

Qual a melhor forma de fazer a gestão as informações

Para o alcance da eficiência anteriormente mencionada, podemos afirmar que é essencial a obtenção de informações confiáveis e em tempo real, para assim, analisá-las e tomar decisões de maneira mais rápida e certeira, permitindo a otimização de processos, redução de custos e maximização do rendimento das operações. 

Aqui destacamos a importância de um software de gestão de frotas para auxiliar o gestor neste grande desafio. Dessa forma você possui uma plataforma apta a receber, organizar e disponibilizar os dados relevantes para o gerenciamento da frota, com relatórios personalizados e de fácil compreensão. 

E diferentemente do uso das planilhas, o sistema possui mais assertividade na inserção das informações, construindo uma base confiável e precisa, evitando-se assim, retrabalhos com dados errados ou duplicados.

U​tilize ferramentas para monitorar e tomar decisões. Todo trabalho precisa de ferramentas, não é mesmo? E quanto melhor forem, mais eficiente será a execução das tarefas e, por sua vez, os resultados em segurança, economia e produtividade.

Hoje, uma gestão de frotas de qualidade é feita com o auxílio de soluções indispensáveis como telemetria, videomonitoramento e o sensor de fadiga. Elas auxiliam o gestor de frotas a ter todas as informações necessárias para um monitoramento completo da frota e motoristas, que proporcionam ações assertivas e que embasam verdadeiramente as melhores decisões. 

Mas é importante se atentar às funcionalidades destes recursos – há muitos fornecedores no mercado e escolher o ideal para sua operação fará uma enorme diferença. Temos dois materiais que podem te ajudar nessa escolha, baixe os conteúdos de graça:

A importância da tecnologia na gestão de frotas

Quando falamos em monitoramento de motoristas o principal objetivo não é realizar o rastreamento do veículo utilizando-se localização GPS e sim analisar o comportamento do condutor durante a condução, buscando todos os fatores que possam impactar a segurança e eficiência da condução. 

Uma vez identificados tais eventos, pode-se reduzi-los realizando o treinamento adequado dos motoristas e instruindo os mesmos no desenvolvimento de uma direção mais econômica e segura. O que proporciona a redução do consumo de combustível, redução dos índices de acidentes, redução dos custos de manutenção e aumento da produtividade por meio de uma gestão mais eficiente.

Um ponto importante para o gestor de frota, está no trabalho com as informações geradas, aqui é fundamental saber quais dados são necessários obter para melhorar o rendimento da sua operação. Ao definir sua estratégia, é preciso fazer a tecnologia trabalhar a seu favor, evitando acúmulo de informações desnecessárias. 

O diferencial da tecnologia está na interpretação e geração de dados que realmente importam, sem grande demanda de tempo para processar as informações. É necessário que as ferramentas busquem dar eficiência ao comparar dados entre o planejado e o executado, avaliando-se o que precisa ser corrigido e melhorado na operação.

Ter todos os dados em uma única plataforma possibilita um olhar panorâmico das operações com relatórios atualizados e a poucos cliques, aprimorando a visão gerencial. Com as informações integradas fica mais simples mensurar os resultados das ações desempenhadas, tomando decisões mais seguras e fundamentadas em informações precisas, permitindo também, um planejamento de ações futuras muito mais estratégico.

Benefícios de se implantar a tecnologia na gestão de frotas

Aumento da produtividade: 

O nível de produtividade alcançado com cada veículo da empresa está diretamente relacionado ao comportamento do motorista que o dirige. No caso de uma condução imprudente, por exemplo, há o risco da ocorrência de multas e acidentes, assim como um aumento no nível de consumo de combustível. 

Estudos indicam que a direção agressiva aumenta em até 40% a quantidade de combustível consumido pelo veículo. Estes e outros fatores, como a ociosidade e o desgaste ocasionado pela má conduta do veículo, contribuem para uma utilização ineficiente da frota e, consequentemente, aumentos nos custos da operação.

Redução de custos e erros operacionais:

Ter um controle de custos e conseguir analisar todos os gastos de sua frota separadamente, sem a utilização de um software, é uma missão praticamente impossível. Com o auxílio de sistemas pode-se identificar onde as operações estão perdendo dinheiro, compreender as causas e trabalhar buscando a redução das mesmas.

Otimização de processos: 

As tecnologias também possibilitam a otimização dos processos, acarretando assim numa economia de tempo e aumento da produtividade tanto de equipe, quanto de frota. A disponibilidade dos veículos cresce com o maior controle no planejamento das manutenções, dimensionamento da frota, ociosidade e sobre a forma com que os motoristas estão conduzindo os veículos.

Aumento da segurança do veículos e condutores:

Aqui destacamos que a tecnologia é uma grande aliada para tornar o trabalho do gestor de frotas muito mais assertivo e simples. Pois possibilita identificar com facilidade aqueles condutores que possuem comportamentos de riscos na direção e que precisam de treinamentos, por exemplo.

Ainda permite a instalação de displays nos painéis dos veículos que alertam os motoristas no momento em que as infrações e comportamentos inseguros ocorrem, trabalhando constantemente a educação e conscientização.

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Soluções que ajudam a gestão de frotas

Como mencionado acima, destacamos 3 soluções que podem trazer grandes resultados para a gestão de frotas, conheça um pouco mais sobre elas:

Telemetria

Nos últimos anos, as soluções de telemetria vêm cumprindo um papel importante no monitoramento do comportamento de motoristas que percorrem as estradas e que demonstram algum tipo de tendência em se envolver em acidentes de trânsito.

Isso acontece pela capacidade desta solução apurar informações sobre as infrações e ações com maior probabilidade de causar acidentes de trânsito, servindo como base para ações corretivas, com o objetivo de reduzir estes comportamentos indevidos e evitar fatalidades. 

E além de impactar diretamente na segurança das operações, a Telemetria auxilia e muito na economia da frota. Ela permite obter informações confiáveis para apuração de desperdícios que sobrecarregam as operações por meio de gráficos e tabelas que apontam onde e como a empresa está economizando ou perdendo investimento, embasando tomadas de decisão.

Videomonitoramento

Em conjunto com estes dados, o Videomonitoramento foi incorporado aos veículos como outra tecnologia altamente efetiva na prevenção de acidentes, agindo de forma assertiva e em tempo real. Assim, com o aparato das câmeras embarcadas, o trabalho de acompanhamento do comportamento do motorista ficou ainda mais eficiente.

A ferramenta quando implantada possibilita gravações em alta qualidade e armazenamento interno contínuo das imagens, o que garante a integridade dos dados coletados para tratamento e verificação de ocorrências, como roubos, vandalismos, acidentes, ou até mesmo investigar casos de fraudes internas.

Sensor de Fadiga

A solução permite uma análise inteligente da conduta do motorista, utilizando uma tecnologia que dá total assistência ao condutor. A ferramenta consiste em câmeras embarcadas especiais com dispositivos sensíveis a expressões faciais e movimento.

Este tipo de sistema é reconhecido pelo seu detector de fadiga e distrações que tem a capacidade de captar momentos de desvio de atenção da pista, sonolência, uso de celular e o ato de fumar. Além disso é possível captar outros comportamentos de risco do condutor ao volante, como a troca de pista sem sinalização com seta e alerta de colisão pela grande proximidade do veículo com o que está à frente.

Ao reconhecer a ocorrência destes comportamentos de risco, o sistema emite alertas ao motorista, visando que ele ajuste sua conduta a tempo de evitar acidentes.

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