As principais decisões do gestor de frotas

Postado em: Gestão de Frotas Logística

Em diversos de nossos conteúdos mencionamos as importantes decisões do gestor de frotas que envolvem sua missão – que é garantir a disponibilidade e maximizar o desempenho operacional, isso tudo, com muita segurança e a custos decrescentes. Para alcançar este desafio, o profissional precisa conhecer profundamente o negócio da empresa e estar alinhado às suas diretrizes, políticas e metas.

Assim, percebe-se que são muitas as decisões do gestor de frotas que estão sob sua responsabilidade, levantamos abaixo as que consideramos como as principais, juntamente com informações importantes que podem ajudá-lo nestes momentos decisivos.

1. Decidir entre frota própria ou terceirizada

A escolha do tipo de frota é uma das primeiras e mais complexas decisões do gestor de frotas, ela deve ser precedida de análises de viabilidade técnica, econômica, política e estratégica. Há fatores que podem influenciar nesta decisão como o nível de serviço ao cliente, controle, flexibilidade e retorno do investimento.

Destacamos também as características dos serviços prestados, pois algumas empresas utilizam os veículos da maneira com que são colocados no mercado, outras necessitam que eles sejam adaptados às suas operações. A intensidade de uso é outro aspecto a se considerar, podendo ele ser contínuo, intermitente (apoia a demandas conforme as necessidades) e temporário (dá suporte a demandas sazonais).

Algumas características das operações podem se enquadrar melhor com uma frota própria, outras com uma terceirizada, mas não podemos afirmar que se uma empresa possui determinadas características, obrigatoriamente deverá optar por determinado tipo de frota, cada uma possui suas particularidades e deve avaliar os aspectos que mais impactam esta decisão e o desenvolvimento dos serviços prestados.

Normalmente as organizações que optam por frota própria possuem como características e necessidades:

  • Entrega rápida com grande confiabilidade do serviço;
  • Equipamentos especiais que são raros no mercado;
  • Manuseio especializado da carga;
  • Um serviço que esteja sempre disponível;
  • Tempo reduzido de ciclo de pedido;
  • Capacidade de reação a emergências;
  • Melhoria do contato com o cliente.

Quando se pensa na terceirização, as empresas devem avaliar o custo real de cada atividade, a necessidade do controle direto sobre as operações, a possibilidade de know-how interno e as reduções esperadas de custo, levando em conta também os serviços prestados aos clientes. 

A disponibilidade do mercado de locação é outro fator que pode influenciar nesta escolha, é preciso considerar se a região dispõe de empresas com veículos adequados às operações e que proporcionem competitividade em qualidade e preço.

Para fazer a escolha entre frota própria ou terceirizada, é importante que o gestor analise com cuidado todas as vantagens e desvantagens, considerando além dos custos e qualidade dos serviços, a rentabilidade financeira das opções. Lembramos que há a possibilidade de se adotar um sistema misto de composição da frota também.

Após tomada a decisão, é fundamental que o gestor continue a avaliar comparativamente os resultados atingidos, com valores de referência estabelecidos para verificar o quão positivo foram os resultados e analisar se a escolha feita foi a mais adequada. Aqui torna-se extremamente importante o estabelecimento de indicadores capazes de demonstrar os resultados e embasar as decisões que serão feitas.

2. Adequar a frota aos serviços prestados

Outra escolha que está entre as principais decisões do gestor de frotas é sobre os tipos de veículos que a comporão. Nessa seleção, deve-se adotar critérios técnicos, considerando as características do que é ofertado no mercado com as atividades desenvolvidas nas operações, levando em conta as condições em que atuarão. Para tal escolha é interessante que se levante algumas informações como:

  • Qual a atividade a ser executada com os veículos?
  • Serão transportados passageiros? Em caso positivo, quantos?
  • Serão transportadas cargas? Se sim, qual o tipo, volume e peso? Requer algum cuidado especial?
  • Necessita de algum equipamento acoplado? Quais são suas características e onde será posicionado?
  • Qual a intensidade de uso?
  • O percurso será em zona urbana, rural ou mista?
  • O percurso é em estrada plana ou possui declives/aclives acentuados?

Algumas características que também devem ser observadas são relacionadas à tração, que deve ser apropriada às condições de pavimentação em que o veículo irá transitar, e ao motor que precisa ser escolhido de acordo com a intensidade e severidade do uso. Destacamos então que para a escolha dos tipos de veículos, não se pode esquecer dos critérios de custos envolvidos, assistência técnica, segurança operacional, padronização e vida útil.

3. Dimensionar adequadamente a quantidade de veículos

Neste item é importante delimitar a quantidade certa de veículos para atender a efetiva necessidade de transporte da empresa. Em geral estas previsões baseiam-se em dados e na experiência profissional do gestor de frotas envolvido. 

Nas empresas que têm o transporte como atividade-fim, a demanda é estimada em função do mercado. Já nas organizações que têm o transporte como apoio, a demanda é delimitada pelas necessidades das áreas fim, de acordo com as políticas e metas organizacionais.

Nesse aspecto, a tecnologia é uma grande aliada, oferecendo soluções que auxiliam nessas complexas decisões do gestor de frota. Em sistemas de Telemetria mais avançados por exemplo, você pode encontrar indicadores de ociosidade da frota

Com eles você identifica o nível de utilização dos veículos por meio de sua movimentação, evidenciando veículos ociosos ou subutilizados. Com essas informações, o planejamento de aquisições e movimentação de veículos ganha respaldo em tempo real.

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4. Programar a renovação da frota 

Esta decisão necessita se basear em critérios que se alinhem às políticas da organização, considerando as condições técnicas e viabilidade financeira. A mensuração da periodicidade ideal para renovação da frota baseia-se no conceito de vida útil econômica, que engloba desde a aquisição do veículo até o estágio em que o custo médio anual for mínimo.

Para utilização dos custos nos cálculos que orientam a renovação da frota, recomenda-se agrupar as despesas e, dentro de cada grupo, verificar quais contribuem ou não à identificação do momento de substituição dos veículos. Aqui destacamos dois custos que influenciam fortemente nesta determinação:

  • Custo de possuir: decresce rapidamente nos primeiros anos e moderadamente ao longo da vida útil do veículo. Leva em conta a depreciação operacional e o valor do investimento.
  • Custo de manter: é baixo no começo e cresce de maneira acentuada nos últimos anos de vida útil do veículo, as parcelas que compõem esse custo são a manutenção (peças e mão-de-obra) e as paralisações para manutenção.

A vida útil depende de vários fatores como a qualidade inerente do veículo, seu grau de utilização, o tipo e qualidade da manutenção, nível de deterioração, obsolescência, adequação do veículo, condução do motorista, entre outros. 

Lembramos que a vida útil pode ser prolongada com as manutenções, mas este custo só deve ser mantido enquanto forem estratégicos e não ultrapassarem seu valor comercial.

5. Harmonizar a manutenção e utilização da frota

Podemos classificar a manutenção em três tipos:

  • Preventiva: é baseada em um planejamento que antecede o surgimento de problemas na frota, permitindo a identificação precoce de eventuais complicações com os veículos. Quando adotada, aumenta a eficiência da frota, porque a programação dos reparos, recondicionamentos, ajustes e trocas de peças seguem um cronograma já determinado anteriormente.
  • Operativa: consiste nas verificações feitas pelo condutor e/ou operador antes, durante e após o deslocamento do veículo.
  • Corretiva: acontece depois que algum equipamento ou peça do sistema veicular quebra, falha ou apresenta avarias. De todos os tipos de manutenção, esta é a mais onerosa, porque em geral está ligada a altos custos de mão de obra e pode deixar o veículo fora de operação por mais tempo do que ocorreria com a manutenção preventiva.

Os investimentos devem ser focados nas duas primeiras opções de manutenção, pois auxiliam a garantir redução de custos, aumento da produtividade e, com a conscientização do condutor, asseguram melhor desempenho e maior segurança operacional.

Hoje há sistemas que permitem você cadastrar uma manutenção programada de horímetro, é só definir o intervalo entre as manutenções e quanto tempo antes você deseja receber um alerta para lembrá-lo da programação. Muito bom não é? 

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6. Ações focadas na segurança e redução de custos

Sabemos que os riscos e gastos com a frota estão diretamente relacionados à forma com que os condutores dirigem os veículos. Custos com combustível desperdiçado, manutenção, multas, depreciação e principalmente a ocorrência de acidentes de trânsito, podem ser evitados se os motoristas praticarem uma condução segura e econômica. 

Destacamos três decisões do gestor de frotas que serão fundamentais para o alcance dos resultados esperados para a operação: 

  • Optar por treinar, formar e acompanhar os condutores buscando maior segurança, redução de custos e o aumento da disponibilidade dos veículos. É necessário que os motoristas compreendam como o comportamento deles impacta em todo o resultado da operação, afetando diretamente na economia e segurança.
  • Investir em tecnologias que possam proporcionar indicadores de desempenho confiáveis, permitindo uma visão clara de onde a empresa precisa despender maiores esforços para melhorar as operações. Indicamos escolher como fornecedor ideal, aquele que consiga trazer tudo de forma mais integrada em apenas um sistema. Sua gestão se torna muito mais otimizada quando as soluções de telemetria, videomonitoramento e sensor de fadiga estão juntas em um único lugar, não acha?

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  • Implante uma política de frotas bem estruturada, pois haverá padronização e otimização de processos, em que todos os envolvidos terão conhecimento das melhores práticas defendidas pela organização.

Gostou das nossas dicas para facilitar suas tomadas de decisões? Gostaríamos de conhecer como estas são feitas em sua organização e caso tenham dificuldades para realizá-las, ficaremos felizes em ajudar! Deixe seu comentário!

E se você precisa de um auxílio ou ponto de partida para organizar a sua gestão de frota, baixe gratuitamente nosso guia: como fazer uma política de frotas.

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